GARVI.ID, BALIKPAPAN – Sekretaris DPRD Kota Balikpapan, Arfiansyah, mengungkapkan langkah-langkah revitalisasi untuk meningkatkan kinerja Sekretariat DPRD (Setwan) dalam mendukung tugas-tugas DPRD. Dalam rapat staf yang digelar pada Senin sore (17/02) di Ruang Rapat Gabungan DPRD, Arfiansyah menjelaskan bahwa berbagai masalah terkait dengan pengelolaan surat dan berkas administrasi perlu segera ditangani agar Setwan bisa memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat dan mendukung kelancaran aktivitas DPRD.
Arfiansyah menyampaikan bahwa dalam 50 hari kalender di tahun 2025, pihaknya telah menemukan beberapa masalah yang berhubungan dengan kinerja Setwan. Salah satunya adalah lambatnya pembacaan surat masuk di e-office. Setiap hari, banyak surat yang membutuhkan tanda tangan pimpinan, tetapi pengelolaan surat tersebut masih tertunda, sehingga menghambat kelancaran pekerjaan. Selain itu, proses penyelesaian berkas perjalanan dinas (perjadin) juga seringkali melebihi batas waktu yang ditentukan, yaitu 14 hari kalender. Terakhir, kesiapan dalam pelaksanaan rapat paripurna DPRD yang semakin menurun juga menjadi perhatian.
“Permasalahan yang ada harus segera diselesaikan agar Setwan dapat mendukung dengan maksimal tugas-tugas DPRD. Kami ingin memastikan Setwan lebih efisien dan responsif,” tegas Arfiansyah.
Sebagai langkah konkret, Arfiansyah mengungkapkan beberapa upaya yang akan dilakukan untuk meningkatkan kinerja Setwan. Pertama, pihaknya akan menyediakan ruang arsip yang lebih memadai untuk mengelola dokumen-dokumen yang masuk agar proses administrasi berjalan lebih cepat dan terorganisir. Selain itu, Setwan juga akan memasang papan informasi digital terkait agenda-agenda DPRD yang dapat diakses oleh masyarakat maupun tamu yang datang ke Setwan. Ini diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan mempermudah masyarakat dalam mengakses informasi terkait kegiatan DPRD.
Sistem penerimaan tamu di Setwan dan DPRD juga akan diubah menjadi sistem digital yang mulai diterapkan pada hari rapat tersebut. “Dengan sistem digital ini, diharapkan proses administrasi dan pelayanan akan lebih efisien dan dapat mempercepat pengurusan berbagai kebutuhan administrasi,” ujar Arfiansyah.
Selain itu, Arfiansyah juga mengumumkan bahwa pada bulan April 2025, Setwan akan mengadakan pelatihan peningkatan keterampilan komputer bagi Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (P3K) yang baru saja lulus pada bulan lalu. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis para pegawai dalam mendukung kelancaran operasional Setwan.
Melalui langkah-langkah tersebut, Arfiansyah berharap kinerja Setwan dapat semakin optimal, memberikan pelayanan yang lebih baik, serta mendukung DPRD Kota Balikpapan dalam menjalankan tugasnya dengan lebih efektif. Dengan revitalisasi ini, diharapkan Setwan dapat berfungsi secara lebih profesional dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat dan DPRD. (Adv/DPRD/BPP)
