GARVI.ID, BALIKPAPAN – Sekretaris DPRD Kota Balikpapan, Arfiansyah, mengadakan rapat staf pada Senin sore (17/02) di Ruang Rapat Gabungan DPRD Kota Balikpapan. Rapat tersebut dihadiri oleh seluruh personel Sekretariat DPRD (Setwan), termasuk kepala bagian dan staf yang bertugas di Setwan. Tujuan utama dari rapat ini adalah untuk mengevaluasi dan memperbaiki kinerja Setwan dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD, serta untuk memastikan bahwa pelayanan yang diberikan lebih baik dan efisien untuk masyarakat.
Dalam kesempatan itu, Arfiansyah menyampaikan bahwa dalam 50 hari kalender pertama tahun 2025, sejumlah masalah terkait kinerja Setwan telah ditemukan. Salah satu permasalahan yang paling mencolok adalah lambatnya proses pembacaan surat masuk di e-office.
Meskipun setiap hari banyak surat yang masuk dan memerlukan tanda tangan pimpinan, namun pengelolaan surat tersebut masih mengalami keterlambatan. Masalah lain yang dihadapi adalah penyelesaian berkas perjalanan dinas (perjadin) yang sering melebihi batas waktu maksimal 14 hari kalender, serta penurunan kesiapan dalam melaksanakan rapat paripurna DPRD.
“Kami sudah menemui beberapa hal yang perlu segera diperbaiki. Kinerja Setwan harus lebih efisien agar mendukung kelancaran tugas-tugas DPRD,” ujar Arfiansyah dalam rapat tersebut.
Ia juga menambahkan bahwa masalah-masalah tersebut harus segera ditangani agar proses administrasi di Setwan bisa berjalan dengan lebih baik dan tidak menghambat kegiatan DPRD.
Menanggapi permasalahan yang ada, Arfiansyah juga menjelaskan beberapa langkah yang akan diambil untuk meningkatkan kinerja Setwan. Salah satunya adalah penyediaan ruang arsip yang lebih memadai guna mempermudah pengelolaan dokumen-dokumen penting yang masuk.
Selain itu, Setwan juga berencana untuk memasang papan informasi digital terkait agenda-agenda DPRD yang dapat diakses oleh masyarakat dan tamu yang datang. Sistem penerimaan tamu di Setwan dan DPRD juga akan diubah dengan menggunakan sistem digital yang mulai diterapkan pada hari rapat tersebut.
“Kami berharap dengan langkah-langkah ini, kinerja Setwan dapat lebih efisien dan mempercepat proses administrasi. Kami juga ingin memastikan bahwa Setwan lebih siap dan responsif terhadap kebutuhan DPRD,” tambah Arfiansyah.
Langkah-langkah tersebut diharapkan dapat memperbaiki proses kerja dan memastikan bahwa Setwan dapat mendukung DPRD Kota Balikpapan dalam menjalankan tugasnya dengan lebih efektif. Ke depan, Setwan diharapkan dapat melayani masyarakat dengan lebih baik, serta mempercepat alur administrasi di lingkungan DPRD. (Adv/DPRD/BPP)
